Så bokar ni eventfotograf: pris, planering och checklista

Vad kostar en eventfotograf?

Priset följer antalet timmar på plats och hur snabbt ni vill ha bilderna. Så här ser spannen ut i Stockholm 2026, exklusive moms.

Kväll eller mingel, 2 till 3 timmar

4 000 till 9 000 kr

Halvdag, upp till 4 timmar

6 000 till 15 000 kr

Heldag, upp till 8 timmar

12 000 till 25 000 kr

Flerdagarsevent, per dag

10 000 till 20 000 kr

Urval samma kväll

Ingår ofta, annars 1 500 till 3 000 kr

Resa utanför Stockholm

Restid och boende tillkommer

Boka i tid

Två till fyra veckor innan räcker oftast för ett event i Stockholm. För de stora veckorna, Almedalen i slutet av juni och konferenssäsongen i september till november, är fotografer bokade månader i förväg. Har ni ett återkommande event, boka nästa års datum direkt efter årets.

Hör av er även med kort varsel. Ett event på fredag som bokas på tisdag går ofta att lösa.

Det här behöver fotografen innan eventet

• Programmet med tider och lokaler. Då vet jag när talarna är på scen och när minglet börjar.
• Namn och gärna bild på personer som måste vara med: vd, talare, pristagare, gäster ni vill visa upp.
• En kontaktperson på plats med telefonnummer, som kan peka ut folk och säga till när något ändras.
• Vad bilderna ska användas till: press samma kväll, sociala kanaler, nästa års inbjudan, intranätet.
• Er grafiska profil eller exempel på bilder ni gillar, om ni har en tydlig ton.
• Praktiskt: var fotografen kan lämna väskan, om det finns mat, och om det behövs ackreditering.

Så planerar ni programmet för bra bilder

Ljus på scen. Be tekniken ha ljus på talarens ansikte, inte bara på skärmen bakom. En mörk scen med ljus presentation ger bilder där talaren är en silhuett.

Lägg gruppbilden när alla är på plats och ingen har gått, oftast direkt efter sista passet innan middagen. Berätta i programmet att den tas, så att ingen försvinner.

Ge minglet tid. De bästa eventbilderna tas i pauserna: samtalen, skratten, handslagen. Tjugo minuters paus ger bättre bilder än tio.

Loggan i bild. Rollups, skyltar och namnbrickor gör att bilderna berättar var de togs. Placera dem där folk faktiskt står, inte i ett hörn.

Bilder samma kväll: så fungerar det

Vill ni publicera medan eventet pågår i flödena, säg det när ni bokar. Då redigerar jag ett första urval på plats, oftast tio till tjugo bilder, och skickar dem till er kontaktperson under kvällen eller direkt efteråt. Kommunikationsavdelningen kan lägga ut dem samma kväll, och pressen får bilder till morgondagens artikel.

Hela galleriet kommer redigerat inom några arbetsdagar, i ett eget onlinegalleri där ni laddar ner i format för webb och tryck.

Fotografering och GDPR

Bilder på människor är personuppgifter. Det vanliga vid event är att ni informerar gästerna i inbjudan och med en skylt vid entrén om att eventet fotograferas och var bilderna kan komma att användas. Den som inte vill vara med kan säga till fotografen eller kontaktpersonen, och då respekterar jag det.

För bilder som ska användas i marknadsföring av enskilda, identifierbara personer, till exempel ett porträtt av en gäst i en annons, bör ni ha ett tydligt samtycke. Rådgör med er jurist om ni är osäkra. Det här är inte juridisk rådgivning, bara det som brukar fungera i praktiken.

Efter eventet: så använder ni bilderna

De flesta använder tio bilder veckan efter och glömmer resten. Det är synd, för galleriet är material för ett helt år.

• Pressmeddelande och nyhet på webben dagen efter.
• Sociala kanaler under veckan: ett inlägg per dag håller eventet levande.
• Tack till talare och partner, med bilder på dem.
• Nästa års inbjudan och anmälningssida.
• Rekrytering och employer branding: bilder på kollegor som skrattar på jobbet är svåra att arrangera, lätta att ta på ett event.
• Årsredovisningen.

Checklista att skicka vidare

• Datum, tider och lokal bekräftade med fotografen.
• Program skickat, med scentider.
• Lista på personer som måste vara med.
• Kontaktperson på plats utsedd.
• Bestämt vad bilderna ska användas till.
• Urval samma kväll beställt, om ni vill ha det.
• Gruppbild inlagd i programmet.
• Gästerna informerade om att eventet fotograferas.
• Ljus på scen avstämt med tekniken.
• Plan för hur bilderna ska användas veckan efter.